Todos nosotros, en algún momento de nuestra carrera profesional, hemos asistido a unas cuantas o a muchas reuniones exageradamente improductivas. Esto no solo desmotiva al equipo sino que consume el tiempo del mismo.
En este artículo responderé las siguientes preguntas:
Los PADs o profesionales de alto desempeño convocan y organizan reuniones realmente efectivas, que fomentan la productividad del equipo y siempre alineadas con las prioridades de la oficina o del negocio.
Puedes saber más de los PADs desde aquí.
¿Qué es una reunión efectiva?
Según los mejores especialistas en productividad ejecutiva del mundo, solo el 19% de equipo consiguen que sus reuniones sean efectivas.
Separaré el concepto en dos partes, para poder entenderlo mejor:
- Reunión: Es un espacio de tiempo en el que se juntan dos o más personas, sea de forma presencial, virtual o mixta, con la finalidad de compartir información, tomar decisiones y/o realizar coordinaciones.
- Efectiva: Es una actividad que previamente cuenta con objetivos definidos y los alcanza.
Entonces podríamos decir que una reunión efectiva es un espacio de tiempo en el que se comparte información, para realizar coordinaciones o tomar decisiones. Que además está organizada de tal forma que generalmente se alcanzan los objetivos establecidos.
¿Cuáles son los pasos que debo seguir para implementarla?
Te voy a compartir la fórmula que yo uso y recomiendo a mis clientes para conseguir que la mayoría de sus reuniones importantes sean efectivas.
Para ello necesitamos entender 03 detalles:
- Etapas:
- Antes: todo lo que requiero hacer previo a la reunión.
- Durante: lo que voy a hacer dentro de la reunión.
- Después: acciones posteriores a la reunión.
- Habilidades:
- De dirección: son las que te ayudan a conseguir que otros consigan resultados.
- De coordinación: son las que te ayudan a conseguir resultados junto con otros.
- Pasos a seguir.
- Definir los objetivos y agenda.
- Identificar los roles y asignarlos correctamente.
- Escoger la hora adecuada y la infraestructura.
- Enviar previamente la información a revisar.
- Mantener la reunión enfocada en los objetivos y en la agenda.
- Validar y resumir los puntos de la agenda uno a uno.
- Asegurar que el secretario tome nota de los acuerdos y pendientes.
- Revisar los resultados e implementar las mejoras.
- Enviar la minuta de la reunión.
- Darle seguimiento a los acuerdos y pendientes.
Para poder organizar de forma visual los pasos a seguir te comparto esta matriz de Yo Soy Remoto:
1. Definir los objetivos y agenda
- De 2 a 3 Objetivos.
- Ej: Presentar el nuevo cliente.
- Ej: Identificar 5 causas de las bajas ventas de este mes.
- Ej: Proponer un nuevo proceso.
- De 3 a 4 puntos en la agenda.
- Ej: Presentación de Goodlinks Perú.
- Ej: Revisar las ventas acumuladas.
- Ej: Posibles causas de la baja venta.
- Ej: Proceso antiguo de AP y fallas.
- Ej: Nuevo proceso sugerido.
- Conceptos:
- Objetivos: Acciones que necesitamos completar durante la reunión.
- Agenda: Listado de temas a tocar necesarios para cumplir los objetivos. Muestran el orden de la reunión.
Los objetivos son el «qué quieres conseguir» y la agenda es «cómo lo conseguiremos».
2. Identificar los roles y asignarlos
- Organizador. Es el que coordina toda la reunión, puede ser el más interesado o el asistente del más interesado.
- Presentadores. Son los que mostrarán información, reportes, propuestas, etc.
- Asistentes decisores. Son los que tomarán las decisiones y acuerdos. También asignan las tareas.
- Asistentes de soporte. Cuentan con información y conocimiento importante para apoyar a los presentadores o a los decisores.
- Secretario de reunión. Es el que tomará nota de todos los acuerdos y pendientes. Redactará la minuta de la reunión.
En equipo pequeños, una persona puede asumir varios roles a la vez.
3. Hora e infraestructura
- Selecciona una hora adecuada para la reunión tomando en cuenta los asistentes:
- Toma de decisiones en la mañana.
- Visualización de reportes en la mañana.
- Discusiones y debates después de almuerzo.
- Identificar el black channel o canal alterno.
- Es un canal diferente para el equipo, ejemplo: están en una reunión en Google Meets con un cliente, pero entre ustedes se comunican algunas ideas internas durante la reunión por medio de WhatsApp.
En este caso el black channel es WhatsApp.
4. Enviar previamente información
- Enviar los objetivos de la reunión y la agenda a todos los participantes.
- Enviar reportes, vídeos o lecturas importantes que ayuden a la reunión.
- Enviar dress code si es necesario.
- Deberás enviar las información con un tiempo prudencial para que pueda ser procesado por los asistentes.
Lo peor que puedes hacer en una reunión, es tener en una sala (sea física o virtual) a todos los asistentes leyendo información durante la misma. No es nada productivo.
5. Mantener la reunión enfocada
- No permitir que los asistentes toquen temas diferentes en la agenda:
- “Eso no está en la agenda, lo anotamos y lo tocamos en otro momento”.
- En caso se toque un tema que no está en la agenda pero enriquece la reunión:
- “Vamos a dejar “algún punto de la agenda” para profundizar en lo que estamos”.
- En caso alguien haga caso omiso del enfoque en la agenda:
- Conversar con la persona luego de la reunión para ayudarle a entender que su comportamiento afecta el performance.
- En caso es reiterativo post conversación, se emite un informe de comportamiento no productivo.
No existe una reunión efectivo que no es enfocada.
Puede pasar que sea tu jefe o un directo el que se desenfoque. Si aún no tienes la confianza o el seniority para poder enfocarlo, pídele ayuda a tu superior, a tu mentos o a tu coach, para que te ayude con el tema.
6. Validar y resumir los puntos
- Validar: parafrasear lo que se escucha y lo que se dice, para asegurarse de que todos entendieron lo mismo:
- Lo que se dice: “Hasta aquí, ¿alguien me podría decir que me entendieron?
- Lo que se escucha: “Voy a validar, yo te estoy entendiendo esto . . . . ., ¿es correcto lo que estoy diciendo?
- Resumir: compilar las ideas de un punto en específico, con la finalidad de cerrarlo y pasar al siguiente tema:
- “¿Cómo lo podrías decir en pocas palabras?
- “¿Podrías resumir el tema por favor?”
- “En resumen, punto 1, punto 2, etc.”
La validación es la herramienta clave de la comunicación efectiva, ya que asegura la calidad de la misma.
7. Asegurar la toma de las notas
- Anotar acuerdos y quienes fueron los que lo aprobaron.
- Anotar temas que quedaron pendientes para una siguiente reunión.
- Anotar las actividades pendientes y las personas a las que se les asignaron.
- En caso no puedan estimar fecha de entrega, preguntarles cuando lo sabrán.
- En caso sí se sepan, anotar la fecha de entrega.
Ten mucho cuidado de no hacerle seguimiento a los acuerdos, porque la responsabilidad de la efectividad realmente no termina cuando «termina la reunión».
8. Enviar minuta de la reunión
- Listar acuerdos:
- Detalle del acuerdo.
- Validez.
- Aprobadores.
- Listar temas pendientes y quienes los han sugerido.
- Listar actividades pendientes y los compromisos de entrega, así como las personas responsables.
- Enviar la minuta el mismo día de preferencia y validar la recepción.
Otra forma de gestionar las minutas de las reuniones es con tableros Kanban, aprende más desde aquí.
9. Seguimiento: acuerdos y pendientes
- Todos los acuerdos se deberán cumplir por todas las partes implicadas, en caso no se cumplan, enviar un informe y convocar a una reunión para discutirlos o solucionarlo sobre la marcha.
- Asegurarse de que los temas que quedaron pendientes se conversen en una siguiente reunión relacionada.
- Hacer seguimiento de las tareas pendientes más importantes.
La calidad del seguimiento que realices impactará directamente en la calidad y efectividad de la reunión.
10. Resultados y mejoras
- Revisar si se cumplen con los acuerdos.
- Revisar si se entregaron los pendientes.
- Implementar las mejoras:
- Si alguien no leyó la información enviada previamente, no lo deberá volver a hacer.
- Si alguien entró tarde a la reunión.
«Lo que no se mide no mejora». Es aquí donde tú aprendes de los errores y fortaleces lo que ha salido bien.
Conclusión
Como puedes observar, no es tan complicado implementar una cultura de reuniones efectivas en tu equipo de trabajo. Solo requieres compartir esta información con tu equipo y conseguir el compromiso de todos para convertir esta metodología en un hábito profesional saludable.