En este artículo responderé las siguientes preguntas:
Puedes saber más de los PADs desde aquí.
¿Qué es una reunión efectiva?
Separaré el concepto en dos partes, para poder entenderlo mejor:
- Reunión: Es un espacio de tiempo en el que se juntan dos o más personas, sea de forma presencial, virtual o mixta, con la finalidad de compartir información, tomar decisiones y/o realizar coordinaciones.
- Efectiva: Es una actividad que previamente cuenta con objetivos definidos y los alcanza.
Entonces podríamos decir que una reunión efectiva es un espacio de tiempo en el que se comparte información, para realizar coordinaciones o tomar decisiones. Que además está organizada de tal forma que generalmente se alcanzan los objetivos establecidos.
¿Cuáles son los pasos que debo seguir para implementarla?
Te voy a compartir la fórmula que yo uso y recomiendo a mis clientes para conseguir que la mayoría de sus reuniones importantes sean efectivas.
Para ello necesitamos entender 03 detalles:
- Etapas:
- Antes: todo lo que requiero hacer previo a la reunión.
- Durante: lo que voy a hacer dentro de la reunión.
- Después: acciones posteriores a la reunión.
- Habilidades:
- De dirección: son las que te ayudan a conseguir que otros consigan resultados.
- De coordinación: son las que te ayudan a conseguir resultados junto con otros.
- Pasos a seguir.
- Definir los objetivos y agenda.
- Identificar los roles y asignarlos correctamente.
- Escoger la hora adecuada y la infraestructura.
- Enviar previamente la información a revisar.
- Mantener la reunión enfocada en los objetivos y en la agenda.
- Validar y resumir los puntos de la agenda uno a uno.
- Asegurar que el secretario tome nota de los acuerdos y pendientes.
- Revisar los resultados e implementar las mejoras.
- Enviar la minuta de la reunión.
- Darle seguimiento a los acuerdos y pendientes.
Para poder organizar de forma visual los pasos a seguir te comparto esta matriz de Yo Soy Remoto:
1. Definir los objetivos y agenda
- De 2 a 3 Objetivos.
- Ej: Presentar el nuevo cliente.
- Ej: Identificar 5 causas de las bajas ventas de este mes.
- Ej: Proponer un nuevo proceso.
- De 3 a 4 puntos en la agenda.
- Ej: Presentación de Goodlinks Perú.
- Ej: Revisar las ventas acumuladas.
- Ej: Posibles causas de la baja venta.
- Ej: Proceso antiguo de AP y fallas.
- Ej: Nuevo proceso sugerido.
- Conceptos:
- Objetivos: Acciones que necesitamos completar durante la reunión.
- Agenda: Listado de temas a tocar necesarios para cumplir los objetivos. Muestran el orden de la reunión.
2. Identificar los roles y asignarlos
- Organizador. Es el que coordina toda la reunión, puede ser el más interesado o el asistente del más interesado.
- Presentadores. Son los que mostrarán información, reportes, propuestas, etc.
- Asistentes decisores. Son los que tomarán las decisiones y acuerdos. También asignan las tareas.
- Asistentes de soporte. Cuentan con información y conocimiento importante para apoyar a los presentadores o a los decisores.
- Secretario de reunión. Es el que tomará nota de todos los acuerdos y pendientes. Redactará la minuta de la reunión.
3. Hora e infraestructura
- Selecciona una hora adecuada para la reunión tomando en cuenta los asistentes:
- Toma de decisiones en la mañana.
- Visualización de reportes en la mañana.
- Discusiones y debates después de almuerzo.
- Identificar el black channel o canal alterno.
- Es un canal diferente para el equipo, ejemplo: están en una reunión en Google Meets con un cliente, pero entre ustedes se comunican algunas ideas internas durante la reunión por medio de WhatsApp.
4. Enviar previamente información
- Enviar los objetivos de la reunión y la agenda a todos los participantes.
- Enviar reportes, vídeos o lecturas importantes que ayuden a la reunión.
- Enviar dress code si es necesario.
- Deberás enviar las información con un tiempo prudencial para que pueda ser procesado por los asistentes.
5. Mantener la reunión enfocada
- No permitir que los asistentes toquen temas diferentes en la agenda:
- “Eso no está en la agenda, lo anotamos y lo tocamos en otro momento”.
- En caso se toque un tema que no está en la agenda pero enriquece la reunión:
- “Vamos a dejar “algún punto de la agenda” para profundizar en lo que estamos”.
- En caso alguien haga caso omiso del enfoque en la agenda:
- Conversar con la persona luego de la reunión para ayudarle a entender que su comportamiento afecta el performance.
- En caso es reiterativo post conversación, se emite un informe de comportamiento no productivo.
6. Validar y resumir los puntos
- Validar: parafrasear lo que se escucha y lo que se dice, para asegurarse de que todos entendieron lo mismo:
- Lo que se dice: “Hasta aquí, ¿alguien me podría decir que me entendieron?
- Lo que se escucha: “Voy a validar, yo te estoy entendiendo esto . . . . ., ¿es correcto lo que estoy diciendo?
- Resumir: compilar las ideas de un punto en específico, con la finalidad de cerrarlo y pasar al siguiente tema:
- “¿Cómo lo podrías decir en pocas palabras?
- “¿Podrías resumir el tema por favor?”
- “En resumen, punto 1, punto 2, etc.”
7. Asegurar la toma de las notas
- Anotar acuerdos y quienes fueron los que lo aprobaron.
- Anotar temas que quedaron pendientes para una siguiente reunión.
- Anotar las actividades pendientes y las personas a las que se les asignaron.
- En caso no puedan estimar fecha de entrega, preguntarles cuando lo sabrán.
- En caso sí se sepan, anotar la fecha de entrega.
8. Enviar minuta de la reunión
- Listar acuerdos:
- Detalle del acuerdo.
- Validez.
- Aprobadores.
- Listar temas pendientes y quienes los han sugerido.
- Listar actividades pendientes y los compromisos de entrega, así como las personas responsables.
- Enviar la minuta el mismo día de preferencia y validar la recepción.
9. Seguimiento: acuerdos y pendientes
- Todos los acuerdos se deberán cumplir por todas las partes implicadas, en caso no se cumplan, enviar un informe y convocar a una reunión para discutirlos o solucionarlo sobre la marcha.
- Asegurarse de que los temas que quedaron pendientes se conversen en una siguiente reunión relacionada.
- Hacer seguimiento de las tareas pendientes más importantes.
10. Resultados y mejoras
- Revisar si se cumplen con los acuerdos.
- Revisar si se entregaron los pendientes.
- Implementar las mejoras:
- Si alguien no leyó la información enviada previamente, no lo deberá volver a hacer.
- Si alguien entró tarde a la reunión.
Conclusión
Como puedes observar, no es tan complicado implementar una cultura de reuniones efectivas en tu equipo de trabajo. Solo requieres compartir esta información con tu equipo y conseguir el compromiso de todos para convertir esta metodología en un hábito profesional saludable.